La cosa più difficile che ho visto fare ai condomini ed anche ad alcuni amministratori che conosco, è l’accesso ai documenti del condominio. E’ la parte dell’attività più difficile da svolgere.
Per quale motivo ?
Beh, perché la documentazione nella stragrande maggioranza dei casi è conservata in forma SOLO CARTACEA.
Questo è un problema.
Perché per quanto un buon amministratore tenga in ordine la documentazione, per quanto organizzato sia lo studio, l’accesso e soprattuto la ricerca delle “carte condominiali” richiede tempo.
Da condomino, quando chiedo qualcosa al mio amministratore, voglio che venga resa disponibile SUBITO ! Ora, se io mi comporto così, perché non dovrebbero, i condomini che amministro, richiedere la stessa cosa a me?
Come ho risolto il problema ?
Come al solito, utilizzando nelle mie procedure, il digitale. Cerco, il prima possibile, di scansionare tutti i documenti condominiali. Comincio ovviamente e prioritariamente dalla situazione dei conti quindi, estratti conto bancari, bilancio preventivo, bilancio consuntivo e successivamente, verbali e raccomandate.
Questo per rendere immediatamente disponibili, i documenti prodotti precedentemente al mio arrivo. E’ naturale che, utilizzando per la gestione ordinaria e straordinaria, software on line in cloud, da subito, posso rendere disponibile la gestione dell’ultimo esercizio.
Infatti, non solo i software che utilizzo (Condomani e Condominio amico) permettono di inserire on line, tutti quelli che sono i registri obbligatori di amministrazione (anagrafe condominiale, verbali di assemblea, registro di contabilità) ma permettono anche di estrarre immediatamente, la situazione debitoria, lo stato della cassa contanti e del conto corrente ed altre innumerevoli informazioni che altrimenti, richiederebbero da parte mia o dei miei collaboratori, una presenza costante in ufficio (che al momento in cui scrivo, non ho).
Ma naturalmente, non mi fido solo degli strumenti in cloud. Infatti, conservo in forma digitale, in un NAS protetto ed inaccessibile dall’esterno, i documenti sopra descritti. E’ una doppia copia.
Cos’è il NAS ?
Il NAS, è un abbreviazione di Network Attached Storage è in pratica un sistema dotato di sistema operativo indipendente dal PC o dal Mac che conserva i dati perennemente !
Avete letto bene … PERENNEMENTE !
Questo perché dispone di più hard disk che duplicano i dati conservandoli all’interno dello stesso “scatolotto” diciamo, ma separati fisicamente su almeno due hard disk. Questo per quale motivo, beh, proprio perché qualora uno dei due hard disk dovesse rompersi, i dati non vengono persi.
Basta in questi casi, sostituire l’hard disk danneggiato con uno nuovo e lasciare che il software ripristini sul nuovo hard disk, i dati che diventano nuovamente duplicati.
Voi direte … Basta così ? Beh, per me no. come ho detto in uno degli articoli del blog, io curo il condominio come se fosse casa mia. Quindi … Se i dati personali che ho per la gestione di casa mia, li proteggo con il NAS, perché non farlo anche con quelli condominiali?
E allora, siccome sono un pò maniaco di protezione e conservazione dei dati, oltre al NAS, i documenti da quest’ultimo, vengono salvati in un cloud criptato che si trova su un server esterno a casa mia.
In questo modo, nella peggiore delle ipotesi, se tutte e due gli hard disk si rompessero contemporaneamente, ci sarebbe comunque una copia sempre presente, sui gestionali on line ed anche sul cloud che è collegato al NAS.
Naturalmente il tutto è automatico e la copiatura dei dati avviene ad ogni aggiornamento anche di un solo file. Questo rende il backup sempre aggiornato.
Quali altri vantaggi ha il NAS ?
Beh il NAS che ho scelto e cioè un Synology ha la possibilità di collegarsi da un altro PC esterno alla mia rete di casa, da qualsiasi parte del mondo. Attraverso un link criptato, posso in qualsiasi momento accedere ai dati di tutti i condomini e fornire i documenti che i condomini mi richiedono.
Naturalmente, in coerenza con la mia predisposizione al digitale, invio per la maggior parte delle volte, tutto tramite mail, whatsapp o sistemi di messaggistica alternativa.
In questo modo, posso rispondere entro poche ore alla richiesta del condomino.
Un esempio recente
Di recente, è proprio capitato un episodio simpatico che vado a descrivervi. Il 1 luglio 2019 divento amministratore di un condominio che ha in corso, lavori straordinari. L’amministratore uscente, aveva predisposto, come prevede la legge, la certificazione per la detrazione fiscale, entro il 22 febbraio 2019. Purtroppo uno dei condomini non ha ricevuto la documentazione.
Fortunatamente mi ha contattato telefonicamente prima della scadenza della presentazione del 730. In due ore ho preso il formato PDF del documento di detrazione, compilato con l’app per iPhone PDF Expert i campi relativi al condomino e la cifra che poteva detrarre, firmato digitalmente il documento e inviato tramite mail al condomino.
Condomino FELICE = Amministratore SERENO.
Questo è quello che mi piace fare, questo è quello a cui miro quando gestisco un condominio:
Rispondere nel più breve tempo possibile, alle richieste dei condomini.
Di seguito vi faccio vedere la directory di uno dei condomini più grossi che amministro:
E’ chiaro che in questo modo, l’accesso a tutti i documenti è molto semplice. Inoltre, se non ricordiamo il nome preciso di un documento, possiamo utilizzare lo strumento di ricerca veloce del NAS e trovarlo in pochi secondi. Tutto semplice, tutto veloce, tutto immediato.
Ovviamente, se mi trovo in presenza di una documentazione voluminosa cartacea, non inserisco tutto sul NAS. Diciamo che cerco di portare sul dispositivo, gli ultimi tre anni così che se qualche condomino mi chiede anche documenti vecchi, riesco a recuperarli.
Scrivo inoltre sul documento cartaceo, la parola “SCANSIONATO“, per distinguere i documenti scansionati, da quelli non scansionati.
Spero che questo articolo possa esserti stato di aiuto e …
Ricordate: Siate sempre Condomini Presenti !
