Sto scrivendo questo articolo il 26 luglio, periodo pre-festivo. Molte persone si preparano per le vacanze. Io sarò in ferie proprio quando questo articolo sarà pubblicato sul mio sito cioè il 2 settembre alle ore 13:00. Prenderò tutto il mese di agosto per riprendere a scrivere articoli che ovviamente riguardano il tema condominiale.
Il mese di agosto è un ottimo periodo per fare una seria riflessione sui propri obiettivi e per fare un pò il punto sulla strada che si è percorsa.
Proprio perché questo articolo sancisce la ripresa della scrittura degli articoli sul blog, è diverso dagli altri. Infatti in questi due anni oramai di amministrazione condominiale e gestendo ora 4 condomini con 150 unità immobiliari, mi sono chiesto: ma io in fondo, che amministratore sono ?
Ho infatti notato che mi rapporto con i condomini in maniera diversa da molti miei colleghi. Non che il mio metodo sia migliore questo no, però ora ho capito … E’ il MIO metodo.
Io odio parlare a telefono con i condomini, odio parlare a telefono con i fornitori. Sono attività che, a mio avviso, fanno perdere moltissimo tempo. E cosa faccio allora ? Scappo quando un condomino vuole una informazione ?
ASSOLUTAMENTE NO!
Cosa mi piace fare sopra ogni altra cosa ? Utilizzare la tecnologia !
Allora mi sono detto: portiamo i condomini sul mio modo di comunicare. All’inizio non è stato facile. Il primo condominio che ho auto in gestione, aveva dei condomini che erano abituati al fatto che l’amministratore passasse fisicamente porta a porta da ognuno, a riscuotere ogni mese, le quote condominiali; cosa assolutamente impensabile per me.
L’ho fatto ? Si ! Da luglio 2017 a dicembre 2017. Gli incassi con questa metodologia sono aumentati ? Assolutamente no.
Allora mi sono detto che non potevo togliere così tanto tempo al mio lavoro non perché non volessi incontrare i condomini quanto piuttosto perché non ero efficiente nel risolvere i problemi
Allora cosa ho fatto ? Tre attività principali:
- Utilizzo massiccio di messaggi WhatsApp e mail;
- Cambiamento del metodo di pagamento forzando la scelta del bollettino postale ed il bonifico;
- Utilizzo del sito internet condominiale;
Questo cambio radicale nel modo di comunicare con i condomini come ha cambiato il mio rapporto con loro ? Beh, l’introduzione del bollettino pre-compilato, consegnato personalmente la prima volta (ora lo distribuiscono i consiglieri di condominio) ha permesso di far pagare la giusta quota condominiale, senza incertezze. Eh già perché la riscossione a mano delle quote condominiali portava innanzitutto il problema enorme di trasportare molto contante ed il secondo problema era che i condomini non avevano spesso la cifra precisa, per cui pagavano di meno o di più ed era difficile imputare il rateo correttamente.
Con l’avvento del bollettino, non c’è possibilità di errore, quello è l’importo, la cifra va direttamente sul conto corrente postale ed il problema è risolto.
L’altro cambiamento che ho apportato al mio modo di pormi con i condomini è stato l’utilizzo di WhatsApp. Infatti, in Italia la chat è tra le più utilizzare e permette di avere a disposizione il numero di cellulare del condomino quindi, un recapito che “certamente” funziona su un dispositivo che il condomino “certamente” utilizza.
Ho quindi creato due liste distinte, una chat di condominio, dove tutti possono dire tutto. Gli amministratori della chat, oltre me, sono i consiglieri di condominio, che possono a loro volta, invitare altri condomini senza dovermi interpellare.
Una seconda lista è di tipo Broadcast cioè sul mio account io ho un gruppo broadcast che contiene alcuni condomini ma il messaggio, non arriva in un gruppo diciamo pubblico ma arriva come messaggio privato ai condomini. Questo per quale motivo? Per rispettare la privacy di alcuni condomini che volevano ricevere aggiornamenti sul condominio senza essere inseriti in gruppi pubblici.
Questa soluzione si è rivelata fondamentale per rendermi “vicino” a tutti i condomini. Infatti questo sistema mi ha permesso di allertare nel giro di poche ore, dell’intervento del tecnico del cancello automatico; mi ha permesso di avvertire del ripristino della fornitura di acqua in tempo reale. Mi permette di essere avvisato immediatamente se un problema si verifica in orari in cui io per un motivo o per un altro non posso essere ricontattato.
Insomma, mi rende vicino ai condomini pur non essendo fisicamente presente in condominio con loro.
Qualcuno potrebbe ora obiettare: lo hai fatto perché non vuoi recarti in condominio.
Eh no ! Perché io in ogni condominio che amministro vado almeno una vola al mese. Il condomino, nonostante abbia preso con positiva attitudine questi metodi nuovi di relazione, ha bisogno di vedere da vicino l’amministratore. E’ in effetti una cosa che serve più a me che a loro perché ho modo di verificare se ci sono dissapori e attriti che posso sedare da vicino. A volte basta davvero poco per risolvre una problematica che potrebbe diventare altrimenti, ingovernabile.
La terza ed ultima cosa che ho implementato è stato il sito internet condominiale. Attualmente utilizzo due software distinti, Condomani e Condominio Amico. Questo perché credo di non aver ancora trovato il software perfetto per me cioè quello che rispecchia appieno il mio personale modo di amministrare un condominio.
Ad ogni modo, l’utilizzo do un sito internet condominiale, ha permesso ai condomini di poter vedere cosa faccio con i loro soldi, quale è il saldo contabile della banca e quanti soldi ho in cassa contanti nel mio studio e questo rassicura il condomino. Sa dove sono andati finire i soldi della rata condominiale che sta pagando.
Certo, il rovescio della medaglia è che ti chiedano perché hai speso 3,50 euro il 2 gennaio 2018 però questo fa parte del gioco. Una volta spiegato che quei soldi facevano riferimento alle fotocopie della convocazione della riunione che avrei fatto a febbraio, tutto risolto.
Cosa voglio dire con tutto questo discorso ?
Che ho finalmente trovato la mia personalissima strada di relazione con i condomini. Io sono il primo Amministratore Digitale, quello che di cartaceo ha il meno possibile, conserva tutta la documentazione su un NAS Synology, quello che manda le convocazioni di riunione tramite mail e WhatsApp, quello che scrive il verbale di assemblea digitale, direttamente sul gestionale on line in Cloud connesso ad internet; quello che si scoccia di parlare a telefono ma invierebbe centinaia di messaggi o mail ad ogni singolo condomino (messaggi vocali no perché odio anche quelli).
Certo, sono consapevole che questo mio modo di lavorare mi fa escludere da tutte le persone (e ce ne sono) che non amano la tecnologia e preferiscono che addirittura il proprio amministratore sia residente nello stesso palazzo. Questo è un punto di vista che accetto ma non condivido.
Io credo invece che l’obiettivo dell’amministratore di condominio sia:
- Dire sempre ai condomini in maniera trasparente dove sono i loro soldi;
- risolvere i problemi che si presentano in massimo 48 ore;
- Ottimizzare costantemente i costi condominiali per riuscire a pagare il meno possibile e ove possibile trovare fonti di guadagno che abbassino la rata condominiale;
Questi obiettivi io perseguo perché sono gli stessi obiettivi che perseguo nella mia vita personale, cercando di migliorare l’ambiente in cui vivo, ottimizzando i costi e guadagnando sempre più per vivere sempre meglio. Quando prendo un condominio voglio subito conoscere i condomini perché vi sembrerà strano, ma vedere i loro visi mi fa rendere conto della loro umanità e di quali sono i loro problemi.
Me ne prendo cura e cerco di essere il più possibile vicino a loro. Non sono perfetto e di errori ne ho commessi e ne commetto di continuo ma credo che la cosa principale sia essere onesti nei propri confronti e nei confronti dei condomini. Se ho sbagliato lo dico. Se mi sono arrabbiato rispondendo male lo dico perché è possibile che succederà prima o poi; perché nascondere la propria fragilità ?
Quindi ricapitolando, mi piace applicare la tecnologia al mondo della amministrazione condominiale il più possibile e questo è il mio modo di gestire un condominio.
Se questa riflessione ti è piaciuta ti prego, lascia un commento qui sotto. Sarò ben felice di leggerlo e di commentarlo a mia volta. Non eliminerò mai i commenti associati ad un articolo, sopratutto quelli negativi perché anche e sopratutto quelli, possono offrirmi uno spunto di riflessione su cui ragionare.
Grazie per aver letto quanto ho scritto e scrivimi se hai bisogno di aiuto o consiglio.
Ricordate: Siate sempre Condomini Presenti !
