Spero abbiate avuto il tempo, di ritorno dalle vostre vacanze, di leggere l’articolo che ho scritto il 2 settembre: “Perché Amministratore Digitale ?”. In quell’articolo spiegavo i motivi per i quali detesto parlare a telefono sia con i condomini che con i fornitori e preferisco utilizzare i mezzi digitali oggi a disposizione, per ottimizzare sia i tempi di intervento sul condominio, sia il rapporto con gli stessi condomini.
Mi rendo conto però che, come cita il titolo, molti condomini e forse anche tu che stai leggendo questo articolo, ti stia chiedendo se, effettivamente, WhatsApp può essere utile all’amministratore, per gestire il condominio.
Nella mia esperienza di due anni, alla guida dei quattro condomini che amministro, ho avuto modo di utilizzare questo strumento di messaggistica, in tutti gli ambiti e per tutte le situazioni.
Devo dire che ha assolto molto bene il suo compito che è quello di trasferire informazioni da un utente ad un altro, tra l’altro, in modalità sicura e criptata.
Come utilizzo WhatsApp ?
Essenzialmente lo strumento di messaggistica è stato da me utilizzato per:
- Inviare comunicazioni veloci e dettagliate ai condòmini circa i problemi condominiali che di volta in volta, si presentavano;
- Utilizzare i messaggi a volte minacciosi e provocatori, di alcuni condomini, in situazioni giudiziarie che potevano volgere male per il condominio;
- Comunicazione rapida con tutti i fornitori circa gli appuntamenti degli interventi da eseguire, le modifiche di date di intervento e le modalità stesse dell’intervento;
- Invio di documenti contabili inviati al singolo condomino a dimostrazione del fatto che gli importi richiesti relative alle rate ordinarie e straordinarie calcolate, erano corrette rispetto al bilancio preventivo approvato nella assemblea di inizio anno;
Questi sono solo alcuni dei vantaggi indubbi che il mezzo digitale, risolvendo tante problematiche, anche a distanza e senza l’intervento “fisico” dell’amministratore in condominio. Vediamo un pò più nel dettaglio, come organizzo le comunicazioni con i condomini.
Come organizzo le comunicazioni
Utilizzo essenzialmente tre attività:
- Le chat di gruppo condominiale;
- Chat di gruppo dei consiglieri di condominio;
- Canale Broadcast;
Chat di gruppo
E’ il metodo più semplice ed il mio preferito per comunicare con i condomini. Mi permette di inviare messaggi ai condomini circa le news di condominio e contemporaneamente far parlare tra loro gli stessi condomini. E’ naturale che questo tipo di chat pone un problema di privacy. Devo chiedere autorizzazione al condomino per far si che venga inserito nel gruppo condominiale, questo perché quello che scrive, arriva a tutti i condomini iscritti al gruppo.
C’è poi un secondo punto di attenzione e cioè che i messaggi di eventuali segnalazioni a me o richieste di intervento, sono meno visibili rispetto al messaggio privato che può inviarmi direttamente il condomino.
Chat di gruppo dei consiglieri di condominio
Quando ricevo il mandato dei condomini cerco sempre di costituire il consiglio di condomino. Questo organo, previsto dalla attuale normativa, è composto da alcuni condomini nominati dall’assemblea e dall’amministratore. I consiglieri di condominio, secondo quanto prevede la legge, hanno il compito di consigliare e controllare l’operato dell’amministratore. Creando appunto una chat dedicata solo a loro, posso parlare e discutere di progetti futuri che possono essere attuati nel condominio e poi successivamente proposti in assemblea.
Io credo infatti che l’assemblea deve essere un momento in cui le attività accadute nel corso dell’anno debbano solo essere ratificate e debba solo essere approvato il bilancio consuntivo e preventivo. Tutto questo può essere realizzato discutendo con i consiglieri, rispetto alle azioni che devono essere intraprese.
Canale di Broadcast
E’ il secondo strumento che utilizzo per parlare con i condomini. A differenza del primo, in WhatsApp, viene configurato come gruppo ma il messaggio arriva “singolarmente” ad ogni condomino, in forma riservata. Questo strumento come è facile intuire, lo utilizzo con tutti i condomini che non mi danno il permesso di essere inseriti nella chat di gruppo condominiale.
Con questo metodo arrivo comunque anche a loro informandoli e supportandoli.
Ultima scoperta: WhatsApp Business
Eh già, da poco tempo infatti, ho scoperto il fratello gemello della applicazione whatsapp e cioè: whatsapp business. Questa app importa tutti i messaggi e le conversazioni ed i gruppi della app principale, aggiungendo delle funzionalità maggiori. Alcuni esempi?
Autorisponditore: permette di impostare delle risposte automatiche in base al periodo di tempo selezionato. Mettiamo il caso debba partire per le vacanze e sia all’estero. Magari voglio dirottare le segnalazioni dei condomini su un altro numero di cellulare che prende all’estero. Bene, al ricevimento del messaggio in quel determinato periodo di tempo, l’app risponde con un messaggio preimpostato che indica al condomino di contattare un altro numero oppure …
Non posso rispondere al telefono perché magari presente ad un corso di formazione. Indico sempre nello stesso messaggio, quali possono essere i numeri dei fornitori da contattare per eseguire gli interventi d’urgenza.
Messaggio di benvenuto: Altra caratteristica interessante è il messaggio di benvenuto. Questo messaggio viene inviato a tutti coloro che mi contattano per la prima volta. In questo messaggio andrò ad indicare come sono diventato amministratore e come la persona può mettersi in contatto con me. Al momento in cui scrivo (10 agosto 2019) non ho ancora impostato questo messaggio.
Messaggi rapidi: Infine, i cosiddetti “messaggi rapidi”. Sono in effetti delle scorciatoie da tastiera che permettono di scrivere un messaggio standard a fronte di una sola parola. Ad esempio, scrivendo la scorciatoia “/grazie” la app scrive un messaggio di ringraziamento per avermi contattato e invita a scrivere nuovamente qualora ci fossero altri problemi. Questo fa si che io impieghi meno tempo per rispondere ai condomini, diventando più rapido ed efficace.
Spero che questo articolo possa esserti stato di aiuto per comprendere meglio come interagisco con i condomini e …
Ricordate: Siate sempre Condomini Presenti !
